Devo nominare un metodo specifico?

Non è necessario. Un criterio semplice spiegato bene con un esempio vale più di un metodo famoso citato.

E se nel mio lavoro le priorità le decide sempre il responsabile?

Spiega come organizzi le cose all'interno delle priorità che ti dà, e come lo avvisi quando non riesci a fare tutto.

Posso usare un esempio dall'università?

Sì, se hai poca esperienza: una sessione d'esami con un progetto e un lavoro part-time è una settimana piena come un'altra.

Cosa dico se mi chiedono cosa faccio con i compiti che non riesco a finire?

Che lo dici presto a chi li aspetta, proponi una nuova data o chiedi cosa può aspettare. Il problema non è rimandare, è farlo senza avvisare.

Circa 90 secondi, con il criterio e un esempio.

Come organizza le priorità nel lavoro? Risposta con esempi

Cosa vuole capire il selezionatore

«Come organizza le priorità?», «Come gestisce più attività contemporaneamente?», «Cosa fa se due responsabili le chiedono cose urgenti nello stesso momento?». In quasi ogni lavoro ci sono più cose da fare di quante ce ne stiano in una giornata. Il selezionatore vuole sapere:

Se hai un criterio, o se fai le cose nell'ordine in cui arrivano.
Se sai dire «questo dopo» senza creare problemi.
Se coinvolgi chi decide quando le priorità sono in conflitto.

Scegli il tuo criterio

Non serve un metodo con un nome famoso. Serve un criterio che usi davvero. Ecco i più comuni:

Criterio	Come funziona	Adatto a
Scadenza e impatto	Prima ciò che scade presto e ha conseguenze grandi se salta	Quasi tutti i ruoli
Urgente e importante	Separi ciò che è urgente da ciò che è importante, e proteggi il tempo per l'importante	Ruoli con molte interruzioni
Chi aspetta	Prima ciò che blocca il lavoro di altri	Ruoli in mezzo a una catena: logistica, amministrazione, IT
Rischio	Prima ciò che, se sbagliato, crea danni maggiori	Sanità, sicurezza, finanza
Il cliente prima	Prima le richieste dei clienti, poi il lavoro interno	Vendita, assistenza

Scegline uno e spiega perché è adatto al tuo lavoro.

La struttura

Il criterio, in una frase.
Come lo applichi ogni giorno: un'abitudine, per esempio la lista del mattino.
Cosa fai quando le priorità si scontrano: chi coinvolgi, come comunichi.
Un esempio: una settimana o una giornata piena e come l'hai gestita.

Durata: 90 secondi circa.

Esempio: una settimana piena

Esempio con dettagli inventati. Un'impiegata dell'ufficio commerciale di un'azienda di macchine agricole, in provincia di Reggio Emilia, racconta una settimana di fiera.

Giorno	Cosa è arrivato	Cosa ha fatto
Lunedì	Preparare i listini per la fiera di giovedì; tre offerte per clienti esteri in scadenza	Ha messo le offerte al mattino (scadenza e impatto), i listini al pomeriggio
Martedì	Il direttore commerciale chiede un report sulle vendite per mercoledì	Ha chiesto se il report poteva slittare a lunedì; risposta no, quindi ha chiesto a una collega di correggere le bozze dei listini
Mercoledì	Un cliente segnala un ritardo in una consegna	Ha chiamato subito la logistica e il cliente (chi aspetta), poi ha finito il report
Giovedì	Fiera	Ha lasciato una lista delle cose in sospeso a una collega
Venerdì	Venti contatti raccolti in fiera	Li ha ordinati per probabilità di acquisto e ha richiamato i primi cinque in giornata

«Il mio criterio è guardare due cose: la scadenza e cosa succede se salta. La mattina, prima di aprire la posta, faccio una lista di tre cose che devono essere chiuse in giornata. Quando arriva una richiesta nuova, non la metto in fondo: guardo dove va e, se sposta qualcosa, avviso chi aspettava. La settimana della fiera di Bologna ne è un esempio: avevo i listini da preparare, tre offerte in scadenza e il direttore mi ha chiesto un report per il giorno dopo. Gli ho chiesto se poteva aspettare, e quando mi ha detto di no, ho chiesto a una collega di aiutarmi con la correzione dei listini. Il mercoledì è arrivato anche un reclamo per una consegna in ritardo, che ho gestito per primo perché il cliente era fermo. Ho chiuso tutto in tempo per la fiera, e il venerdì ho richiamato i cinque contatti più promettenti, due dei quali sono diventati clienti.»

Quando due responsabili chiedono cose diverse

È una domanda che arriva spesso come seguito. La risposta che funziona: non scegli da solo. Spieghi la situazione a chi può decidere, con le informazioni che servono per farlo.

«Se il mio responsabile e un altro capo reparto mi chiedono due cose urgenti nello stesso momento, scrivo a entrambi o vado dal mio responsabile e dico: “Ho queste due richieste, posso finirne una oggi e l'altra domani mattina. Quale preferite prima?”. Così la decisione la prende chi ha la visione completa, e nessuno scopre all'ultimo che il suo lavoro è slittato.»

Gli errori da evitare

«Faccio tutto, mi organizzo». Non spiega niente e fa pensare a straordinari continui.
«Faccio prima le cose più facili». Sincero, ma il selezionatore sente che rimandi quelle difficili.
«Seguo quello che mi dice il capo». Va bene coinvolgerlo nei conflitti, ma serve anche un criterio tuo.
Citare un metodo senza usarlo. Nominare la matrice di Eisenhower senza un esempio sembra una cosa letta la sera prima.
Nessun esempio. Il criterio senza una settimana vera resta teoria.

Come allenarti

Ripensa all'ultima settimana davvero piena che hai avuto. Scrivi cosa è arrivato ogni giorno e cosa hai fatto, come nella tabella. Da lì il tuo criterio viene fuori da solo. Poi racconta la risposta ad alta voce e controlla con la verifica gratuita delle risposte del colloquio che stia intorno ai 90 secondi. Questa domanda è vicina a come gestisci lo stress e a come descriveresti il tuo modo di lavorare. Nell'app Speaking Coach puoi chiedere al selezionatore IA di metterti davanti a due richieste in conflitto e vedere come rispondi sul momento.